Изкуството на монотаскинга или изпълняването на една задача

Монотаскингът представлява изпълнение само на една задача в даден момент и е обратното на мултитаскинга, за който сигурно повечето от вас са чували. При монотаскинга се полагат усилия да се минимизират потенциални прекъсвания или накъсвания на времето, с оглед приключването на задачата.

Монотаскингът поддържа функциите на мозъка и ви прави по-продуктивни. Изпълняването на много задачи едновременно всъщност пречи на продуктивността и има дълготраен негативен ефект върху мозъка. 

Според Брайънт Адайб (Bryant Adibe) изпълняването на една задача е въпрос на нагласа и налага да преразгледате отношението си към най-важния ви актив – времето. Той казва: „Когато остареем, никой няма да си спомня колко бързо сме отговаряли на имейлите. На смъртния си одър никой не моли за още малко време, за да участва в поредната служебна среща. Всеки иска още мъничко време за нещата, които му дават смисъл и цел. Ето това е и същината на монотаскинга – да премислиш начина, по който работиш, за да можеш да се свържеш по-осъзнато и пълноценно със заобикалящата те среда.“

Мултитаскингът и мозъкът

Според учените при хората, които упражняват мултитаскинг, се забелязва понижаване на коефициента на интелигентност. Хроничният мултитаскинг може да доведе до намаляване плътността на сивото вещество в предната част на мозъка, която отговаря за способността за емпатия и емоционален контрол.

Когато изпълнявате няколко задачи едновременно, вие всъщност не ги изпълнявате по едно и също време. Мозъкът ви прескача от дейност на дейност, сменя бързо фокуса от едната на другата. Този процес се нарича „превключване на задачите“ и е пагубен за продуктивността. Макар въпросните превключвания да се случват за части от секундата, негативният им ефект е категоричен – намаляват ефективността ви с до 40%.

Превключването от задача на задача се случва дори при изпълнение на ежедневни дейности, като например проверяване на съобщенията или електронната поща, или когато колега спре до вас в офиса, за да побъбрите. Всяко начинание, което отклонява вниманието и фокуса ви поставя началото на епизод на превключване.

Невинаги е възможно да контролирате външните стимули и понякога наистина се налага да превключвате от една дейност към друга. Бихте могли обаче да промените нагласата си и да се опитате да изпълнявате само по една задача поне в случаите, когато нещата са във ваш контрол. Например в служебен план и в грижата за самите себе си.

Как да преминете от мултитаскинг към монотаскинг?

1. Задълбочена работа

Ако искате да преминете в режим на монотаскинг е необходимо да подобрите капацитета си за задълбочена и концентрирана работа. Трябва да се научите да се фокусирате, а това зависи от когнитивните ви умения и осъзнатост. Важно е да съумеете да игнорирате разсейващите фактори за по-дълъг период от време.

Повечето хора достигат само да определена точка, когато става въпрос за концентрация и отдаденост. Успяват да работят усилено и съсредоточено за не повече от 15-20 минути. Постоянният поток от информация и обратна връзка, която ги смущава, не им позволява да задълбочат труда си и да постигнат наистина добри резултати. Когато човек работи постоянно на подобно повърхностно ниво, постигането на устойчив фокус става трудно постижимо, а именно той е ключът към успеха.

Ако се упражнявате в по-дълбока концентрация, можете да коригирате процеса. Отделяйте между 2 и 4 часа всеки ден и си избирайте място, където никой няма да ви прекъсва – без телефон, имейли, социални медии или разговори на живо. Поставянето на фокус върху една конкретна задача активира и двете части на мозъка ви, а това е предпоставка за сериозен напредък.

2. Открийте най-подходящото за вас време

Всеки има своите най-силни часове от деня. Тогава сте най-адаптивни, възприемчиви, креативни и концентрирани. Това е идеалното време за упражняване на монотаскинг.

За някои от вас сутринта е най-благоприятна, за други – късно вечер. И в двата случая е важно просто да сте наясно с биологичния си часовник и кога работите най-ефективно.

Ако не можете да прецените, рискувате времето ви за работа да съвпадне с пътуванията или нощния ви сън, или пък вече да сте твърде уморени, за да успеете да се концентрирате.

Когато установите кое е най-подходящото време за задълбочена работа, се организирайте така, че да отделите тази часове само и единствено за това.

3. Елиминиране на разсейващите фактори и двата основни въпроса

Монотаскингът не се отнася толкова до фокусирането върху една цел, колкото до елиминирането на разсейващите фактори, които ви спират да я постигнете.

Понякога най-много ви разсейва собственото ви желание да бъдете продуктивни.
Ако започвате деня със списък от 10 задачи например, е напълно възможно да не изпълните всичките и да започнете да се самообвинявате, а оттам да станете и по-ниско продуктивни. И така всичко се повтаря, ден след ден.

Вместо това можете да си зададете следните два въпроса:

• Какво мога да направя днес, за да осмисля деня си?
• Кои са двете най-важни неща, които бих могъл да свърша днес?

Първият въпрос ви припомня, че самите вие можете да решите кои задачи могат да осмислят деня ви и да ви накарат да се чувствате по-добре. Например да почетете книга на детето си или пък да излезете да поразходите кучето. Вторият въпрос ви приканва да сведете броя на задачите само до две, които са наистина важни за вас. Така ще можете да се дистанцирате от другите, които само привидно са били от съществено значение в момента.

 4. Надграждайте деня си, така както се строи сграда

Повечето сгради имат основа, конструкция, която ги прави стабилни и здрави. По същия начин и вие бихте могли първо да очертаете основните моменти от деня си и тогава да започнете да работите по изпълнението на задачите.

Основата е отговорът на втория въпрос за най-важните ви задачи за деня. Около него може да добавите други, второстепенни, дейности, които обаче биха подпомогнали изпълнението на двете най-важни за вас. Отговарянето на имейл, телефонен разговор, изпълняване на поръчка или подготвянето на документи.

Фиксирайте между 2 и 4 часа за деня, когато ще работите най-задълбочено и съсредоточено. Допълнителните, странични задачи групирайте така, че да си спестите време.

Например, вместо да отговаряте на имейлите в момента на пристигането им, си изберете час от деня, когато да го направите – в 8 часа, по обяд или в 17 часа. Същия подход може да използвате за телефонните обаждания или проверяването на известията в социалните мрежи. Като групирате тези дейности и ги приключвате наведнъж, спестявате време и редуцирате нуждата от мултитаскинг. И още по-важно, ще успеете да отделите специално време и внимание на всеки разговор или съобщение, което вече е монотаскинг.

5. Планирайте своето „негативно“ време

Монотаскингът не се отнася само до служебните ви ангажименти. Бихте могли да го приложите и в личния си живот.

Случвало ли ви се е да мислите за работа, докато сте с децата и семейството си. Този феномен се нарича „остатъчно внимание“, тоест вие все още мислите за предишната задача, макар физически да сте се прехвърлили на следващата. Това е негативен резултат, причинен от мултитаскинга.

„Негативно“ време е времето, което отделяте, за да не правите абсолютно нищо. В повечето случаи графикът ви е запълнен от сутрин до вечер. Време за вас не се намира. А вие имате нужда от такова, чисто неврологично. Само така можете да дадете почивка на мозъка. А като му я осигурите, ще решавате проблемите си по-задълбочено и ще правите връзки между събития и информация, за които не сте подозирали, че съществуват.

След като сте се отдали на „негативното“ си време, ще пристъпите към работа по-свежи и с по-ясна перспектива.

Можете да определите от кога до кога тече то, като си фиксирате точен час на започване на работа и точен час, когато няма да получавате имейли например. Отделяйте 1-2 часа дневно за почивка, когато да изпразните съзнанието си от задачи и грижи, и ги прекарвайте в любими за вас занимания – разходка, книга, медитация или пикник сред природата. Няма значение какво ще предпочетете, важното е да се отдадете изцяло и осъзнато на вашето лично време.