Как да бъдем по-организирани и продуктивни – 9 практични съвета

Случва се с всички нас – денят свършва и ни е трудно да повярваме, че времето е минало толкова бързо, а не сме успели да завършим дори половината от задачите, които сме планирали. Понякога се чудим защо толкова дълго време правим нещо, което не би трябвало да отнема повече от два часа и недоумяваме защо не можем да контролираме графика си. Отговорът е много прост: губим време.

Главната причина да губим времето си е лошото планиране, а към това добавяме и многобройните фактори, които ни разсейват. Всичко, което ви трябва, е съставянето на план за действие, за чието стриктно следване ще ви помогнат следните стратегии:

Подобрете уменията си да организирате времето си

Да бъдеш организиран изисква много усилия, особено ако не е нещо, което е вкоренено във вашия начин на съществуване. Но си струва. Обърнете внимание на хората, които ви впечатляват със своята организираност. Какви са техните навици? Какво правят различно? Ще ви помогнем с няколко примера:

• Хората, които умеят да организират времето си, така че да им стига за планираните задачи, стават рано. Дисциплината е много важна, когато искате да постигнете целите си. Ранното ставане е първият навик, който трябва да си създадете, защото това ще ви даде на разположение цял един ден, който да оползотворите пълноценно.
• Хранят се здравословно, пазаруват умно – всичко с това с идеята, че добрата храна е от жизненоважно значение за ежедневната ефективност.
• Спортуват, защото знаят, че активността подобрява физическото и умственото здраве, а това се отразява и на продуктивността.
• Не отлагат задачите си за после или за следващия ден.
• Подредени са – навикът да поддържате ред в нещата си ви спестява времето да ги търсите.
• Планират почивките си през деня и ги спазват, което засилва мотивацията и продуктивността, намалява стреса и тревожността.

Вижте още няколко стратегии, които ще ви помогнат да планирате по-добре времето си:

Бъдете точни

Точността е противоотровата, която ви е нужна, за да противодействате на разхищаването на ценното си време. Ако закъснеете за среща или работа, вие вече започвате да губите време, защото поставяте началото на хаос и поредица от действия, които ще доведат до объркване на голяма част от деня ви.
Точността не е важна само при започването на дадена дейност, тя е важна и за нейното приключване, което означава, че трябва да сте концентрирани не само при старта на определена задача, но и при нейното завършване, а също и при прекъсванията за почивка.

Определянето на приоритетите е от ключово значение

Уточняването на приоритетите е ключов фактор, когато искате да избегнете загуба на време. Има няколко различни начина да направите това. Единият от начините е да приоритизирате най-неотложната задача и да оставите маловажните ангажименти за по-късно. Така в края на деня, ако не сте успели да се справите с всичко, то поне ще ви успокоява мисълта, че сте свършили най-важното.

Друг ефективен начин да определите приоритетите си е да разделите задачите на сложни и прости и да ги разпределите в различни часове от деня.

Прочетете още:

• Как да се справим с бърнаут синдрома и трудностите при приоритизиране на задачите

Напредвайте стъпка по стъпка

Този съвет е особено полезен за хората, които имат сериозен проблем с организирането. Разделете всяка задача на няколко стъпки, отмятайки всяка една от тях при завършването. Това също ще ви даде положителното усещане, че сте продуктивни и владеете времето си.

Най-добрият начин да избегнете загубата на време е да забравите за мултитаскинга, тоест, посветете вниманието си на една-единствена задача. Вероятно често се изкушавате бързо да приключите с няколко ангажимента наведнъж, но сигурно и сами сте се убедили, че така губите много повече време, а от друга страна нивото на стрес заплашително се покачва, защото разделяме вниманието си и увеличаваме броя на неуспехите.

Бъдете наясно с темпото си

Винаги е важно да се познавате добре, за да не губите време. Работата не е изключение. Ето защо е от съществено значение да наблюдавате себе си и да разберете колко време ви отнема да завършите определена задача. Фокусирайте се върху онези, които са важна част от вашата работа.

Не измервайте само времето, което използвате. Наблюдавайте и отношението си към задачите си и определете кои са най-лесните или най-трудните аспекти от тях. Информацията, която ще получите от това наблюдение, ще ви помогне да разберете по-добре ритъма и темпото си. По този начин можете да си поставите по-реалистични цели.

Използвайте технологиите в своя полза

Това е един от най-неприятните съвременни проблеми – ние винаги сме обсебени от своите телефони или компютри. За да се справите с това предизвикателство, е достатъчно да си час от деня, в който да преглеждате съобщенията си.

Ако обаче не можете да се освободите от навика си постоянно да проверявате нюзфийда си в социалните мрежи, то може би е време да помислите как да се справите със зависимостта си.

Предвиждайте допълнително време за извършването на някои задачи

Подобна възможност намалява риска от закъснения или неспазване на крайни срокове - а съответно и от стрес, тревожност, синдром на прегарянето.

Научете се да казвате "Не"

Много често причината да не успяваме да изпълним ангажиментите си е помощта, която оказваме на другите. Разбира се, не ви съветваме да не помагате, а да поставите граници, особено ако околните не поставят такива на молбите си към вас. Научете се да отказвате, когато сте претоварени с много задължения.

Научете се да прекъсвате връзката с работата си

Създайте си навик да прекъсвате връзката с работата си, когато сте у дома. Това е знак за уважение към вашето собствено време, което се отразява благотворно на физическото и психическото ви здраве.

Възползвайте се максимално от свободното си време

Ако работата ви е изтощителна, най-вероятно единственото, за което имате сили в края на деня, е да седнете на дивана, да гледате телевизия и „да не мислите за нищо". Но понякога дори това не ви помага да се почувствате истински отпочинали, нали?

Всъщност, не е задължително почивката да е пасивна, много по-отпочинали ще се чувствате в творческа и емоционална атмосфера. Поговорете със семейството си, разходете се с любимия човек, поиграйте с децата или се отдайте на хобито си. Много скоро умората ви ще изчезне, а на следващия ден ще бъдете още по-мотивирани и пълноценни в работата си.