Как да бъдем по-организирани и продуктивни – 9 практични съвета

Случва се с всички нас – денят свършва и ни е трудно да повярваме, че времето е минало толкова бързо, а не сме успели да завършим дори половината от планираните задачи. Понякога се чудим защо отделяме толкова много време за нещо, което би трябвало да отнеме не повече от два часа, и недоумяваме защо не можем да контролираме графика си. Отговорът е прост: губим време.

Главната причина за това е лошото планиране, допълнено от безброй фактори, които ни разсейват. Всичко, от което се нуждаете, е ясно структуриран план за действие, а стриктното му следване ще бъде по-лесно с помощта на следните стратегии:

Подобрете уменията си да организирате времето си

Да бъдеш организиран изисква много усилия, особено ако не е нещо, което е вкоренено във вашия начин на съществуване. Но си струва. Обърнете внимание на хората, които ви впечатляват със своята организираност. Какви са техните навици? Какво правят различно? Ще ви помогнем с няколко примера:

• Хората, които умеят да организират времето си така, че да им стига за всички планирани задачи, стават рано. Дисциплината е ключова, когато искате да постигнете целите си. Ранното ставане е първият навик, който си струва да изградите, защото ви осигурява цял ден, който можете да оползотворите пълноценно.
• Те се хранят здравословно и пазаруват умно – с идеята, че качествената храна е от жизненоважно значение за ежедневната ефективност.
• Спортуват редовно, защото знаят, че физическата активност подобрява както физическото, така и умственото здраве, а това пряко влияе на продуктивността им.
• Не отлагат задачите за по-късно или за следващия ден.
• Подредени са – навикът да поддържат ред във вещите си им спестява време да ги търсят, когато са им нужни.
• Планират почивки през деня и стриктно ги спазват, което повишава мотивацията и продуктивността и намалява стреса и тревожността.

Вижте още няколко стратегии, които ще ви помогнат да планирате по-добре времето си:

Бъдете точни

Точността е противоотровата, от която се нуждаете, за да спрете разхищаването на ценното си време. Ако закъснеете за среща или работа, вие вече започвате да губите време, защото поставяте началото на хаос и поредица от действия, които ще доведат до объркване на голяма част от деня ви. Точността не е важна само при започването на дадена дейност, тя е важна и за нейното приключване, което означава, че трябва да сте концентрирани не само при старта на определена задача, но и при нейното завършване, а също и при прекъсванията за почивка.

Определете приоритетите си

Уточняването на приоритетите е ключов фактор, когато искате да избегнете загуба на време. Съществуват няколко начина да направите това. Един от тях е да поставите на първо място най-неотложните задачи и да оставите по-маловажните ангажименти за по-късно. Така, в края на деня, дори да не сте успели да отметнете всичко, ще знаете, че сте свършили най-важното.

Друг ефективен подход е да разделите задачите на сложни и прости и да ги разпределите в подходящите часове от деня според нивото ви на енергия и концентрация.

Напредвайте стъпка по стъпка

Този съвет е особено полезен за хората, които имат сериозен проблем с организирането. Разделете всяка задача на няколко стъпки, отмятайки всяка една от тях при завършването. Това ще ви даде усещане за напредък и контрол върху времето.

Фокусирайте се върху едно нещо

Най-добрият начин да избегнете загубата на време е да забравите за мултитаскинга и да посветите вниманието си на една-единствена задача. Често се изкушаваме да се заемем с няколко ангажимента наведнъж, но опитът показва, че така губим повече време и повишаваме нивото си на стрес – разделяме вниманието си и увеличаваме броя на грешките.

Бъдете наясно с темпото си

Важно е да се познавате, за да не губите време. Ето защо е от съществено значение да наблюдавате себе си и да разберете колко време ви отнема да завършите определена задача. Фокусирайте се върху онези, които са важна част от вашата работа. 

Не измервайте само отминалото време – наблюдавайте и отношението си към задачите и определете кои са най-лесните и кои най-трудните им аспекти. Тази информация ще ви помогне да разберете ритъма и темпото си и да си поставяте по-реалистични цели.

Използвайте технологиите в своя полза

Това е един от най-неприятните съвременни проблеми – ние винаги сме обсебени от своите телефони или компютри. За да ограничите това разсейване, опитайте да определите конкретен час от деня за преглед на съобщения и имейли.

Ако обаче не можете да се освободите от навика си постоянно да проверявате нюзфийда си в социалните мрежи, то може би е време да помислите за мерки като задаване на лимити за време в приложенията или използване на инструменти за блокиране на разсейванията.

Предвиждайте допълнително време за изпълнение на задачите

Оставяйте си резерв от време за дейности, които могат да отнемат повече, отколкото очаквате. Това значително намалява риска от закъснения и неспазване на крайни срокове, а оттам – и риска от стрес, тревожност и прегаряне.

Научете се да казвате "Не"

Много често причината да не успяваме да изпълним ангажиментите си е помощта, която оказваме на другите. Разбира се, не ви съветваме да не помагате, а да поставите граници, особено ако околните не поставят такива на молбите си към вас. Научете се да отказвате, когато сте претоварени с много задължения.

Научете се да прекъсвате връзката с работата си

Изградете навик да се "изключвате" от работата, когато сте вкъщи. Това е израз на уважение към собственото ви време и оказва благотворно въздействие върху физическото и психичното ви здраве. Истинската почивка е възможна само когато си позволите да бъдете напълно извън работния режим.

Възползвайте се максимално от свободното си време

Ако работата ви е изтощителна, вероятно в края на деня единственото, за което имате сили, е да седнете на дивана, да гледате телевизия и да не мислите за нищо. Но понякога дори това не ви помага да се почувствате истински отпочинали, нали?

Почивката не е задължително да бъде пасивна. В повечето случаи ще се почувствате много по-отморени в творческа, емоционална атмосфера. Поговорете със семейството си, разходете се с любим човек, поиграйте с децата или се отдайте на хобито си. Скоро ще усетите как умората отстъпва, а на следващия ден ще бъдете по-мотивирани, по-енергични и по-пълноценни в работата си.